e-GuruPanduan SistemGuru.My Buka App

Cara guna Pencatat Minit

Tulis minit mesyuarat, perhimpunan, taklimat, PLC dan post-mortem ikut format rasmi PTPA Bil. 2/2018 — semakan pematuhan automatik, lima templat PDF dan AI yang menyusun bahasa tanpa mengubah fakta. Langkah demi langkah dengan gambar app sebenar.

Sebelum anda mula

Pencatat Minit tidak memerlukan data lain daripada app — anda hanya perlukan catatan mesyuarat.

  1. Pilihan
    Akaun (pilihan)Tetamu boleh menulis dan memuat turun. Log masuk untuk menyimpan dalam akaun.
  2. Wajib
    Catatan mesyuaratSenarai hadir, agenda dan catatan anda semasa mesyuarat.
  3. Pilihan
    Logo sekolah (PNG/JPG)Dimuat naik sekali, diguna semula oleh semua dokumen.
  4. Pro
    Pelan ProAI tersusun (salin → tampal) dan Hantar ke Drive.
  5. Pro
    Sambungan Google DriveUntuk Hantar ke Drive.
  6. Ultra
    Pelan Ultra✦ Susun dengan AI satu klik.
Contoh dalam panduan ini. Gambar dirakam daripada app sebenar dengan data rekaan. Setiausaha Panitia Sains rekaan Cikgu Nurul Aina (SMK Bandar Contoh, Selangor) mencatat Mesyuarat Panitia Mata Pelajaran Bil. 3/2026 pada 5 Oktober 2026 (lima hadir, lima agenda). Akaunnya sudah menyimpan minit Bil. 2/2026 dan Sesi PLC Bil. 3/2026. Semua nama guru dan logo SBC adalah rekaan.

Apa yang berbeza ikut pelan

Semua pelan — termasuk Tetamu — boleh menulis minit penuh dan memuat turun PDF. Pelan menentukan simpanan, Drive dan AI.

Ciri Pencatat MinitTetamuPercumaProUltra
Isi minit, semakan pematuhan, 5 templat, PDF / Word / salin teksYaYaYaYa
SimpanDalam pelayarDalam akaunDalam akaunDalam akaun
Nota “Dijana dengan SistemGuru.My” pada PDFYaYaTiadaTiada
Hantar ke Drive—YaYa
AI tersusun + semakan kesetiaan—Salin → tampal✦ Satu klik (kuota)

TetamuTulis, semak & muat turun

Semua langkah dalam bahagian ini juga sama bagi Percuma, Pro dan Ultra.

Nombor merah pada setiap gambar sepadan dengan senarai di bawahnya. Klik atau ketik gambar untuk melihatnya dalam saiz penuh.

  1. Langkah 1 Buka tool & kenali skrin

    Menu kiri › Tools › Program & Pentadbiran › Pencatat Minit (pautan terus sistemguru.my/#tools-minit). Pencatat Minit boleh digunakan tanpa log masuk.

    Kiri ialah borang (kepala dokumen, jenis minit, maklumat, kehadiran, agenda, penutup). Kanan ialah pratonton A4 yang dikemas kini setiap kali anda menaip, dengan Semakan pematuhan PTPA Bil. 2/2018 di atasnya. Borang kosong menunjukkan 6/15 — perkara wajib yang belum diisi disenaraikan.

    Skrin Pencatat Minit kosong: butang Baharu, Dokumen saya dan Simpan, kepala dokumen, borang di kiri, segmen Mentah / AI tersusun, pilihan templat, semakan pematuhan 6/15, pratonton A4 dan butang Muat turun PDF.
    1. Baharu — minit kosong.
    2. Dokumen saya.
    3. Simpan.
    4. Kepala dokumen (logo & nama sekolah).
    5. Versi Mentah / AI tersusun.
    6. Templat.
    7. Semakan pematuhan.
    8. Pratonton A4.
    9. Muat turun PDF.

  2. Langkah 2 Kepala dokumen: logo & nama sekolah

    Buka Kepala dokumen, tekan Muat naik logo sekolah (PNG/JPG) dan taip Nama sekolah berserta alamat ringkas. Tanda / nyahtanda Papar logo pada dokumen.

    Logo dan nama sekolah disimpan sekali dan diguna semula oleh semua dokumen (Minit, OPR, Minit Curai). Tetamu: disimpan dalam pelayar ini; selepas log masuk: disimpan dalam akaun merentas peranti.

    Kepala dokumen dengan logo rekaan SBC, butang Tukar logo dan Buang, pilihan Papar logo pada dokumen dan nama sekolah SMK Bandar Contoh.
    1. Logo sekolah.
    2. Tukar logo (selepas muat naik).
    3. Papar logo pada dokumen.
    4. Nama sekolah.

  3. Langkah 3 Pilih kategori & jenis minit

    Pilih Kategori (Pentadbiran, Kurikulum, Hal Ehwal Murid, Kokurikulum, Kewangan dan aset, Komuniti / PIBG, Pembangunan profesional, Program, Perhimpunan, Lain-lain), kemudian Jenis minit — lebih 40 jenis berasaskan Garis Panduan Tadbir Urus Sekolah (MySG).

    Nota di bawahnya menunjukkan kekerapan rasmi mesyuarat itu jika ada sumber rasmi (contoh Panitia: sekurang-kurangnya 3 kali setahun, notis 2 hari sebelum — SPI KPM Bil. 2/2023). Borang berubah ikut jenis: perhimpunan, PLC, post-mortem dan mesyuarat agung mempunyai bahagian khas (lihat langkah di bawah).

    Bahagian Jenis minit: kategori Kurikulum, jenis Mesyuarat Panitia Mata Pelajaran dan nota kekerapan rasmi.
    1. Kategori.
    2. Jenis minit.
    3. Kekerapan rasmi & sumbernya.

  4. Langkah 4 Maklumat mesyuarat & kehadiran

    Isi Bilangan dalam bentuk 3/2026 — dicetak “Bil. 3 Tahun 2026”. Isi Tarikh, Masa mula dan Masa tamat (dicetak “2.30 petang – 4.00 petang”), Tempat dan Pengerusi (nama & jawatan).

    Hadir: satu nama setiap baris, Pengerusi dahulu kemudian ikut kekananan. Tidak hadir dengan maaf beserta sebab, Turut hadir (jemputan bukan ahli) dan Urus setia. Bagi mesyuarat besar (contoh Mesyuarat Guru), tanda Senarai kehadiran dilampirkan — minit hanya menyebut lampiran.
    Bahagian Maklumat dan Kehadiran terisi: Bil. 3/2026, 5 Oktober 2026, 14:30 hingga 16:00, Makmal Sains 2, pengerusi Pn. Rohana, lima nama hadir, seorang tidak hadir dan urus setia.
    1. Bilangan (N/TAHUN).
    2. Tarikh.
    3. Masa mula & tamat.
    4. Pengerusi.
    5. Senarai kehadiran dilampirkan.
    6. Hadir — satu nama satu baris.
    7. Tidak hadir dengan maaf.
    8. Urus setia.

  5. Langkah 5 Agenda, perbincangan & keputusan

    Agenda lazim (Perutusan Pengerusi, Pengesahan Minit Lalu, Perkara Berbangkit, Perkara Dibincangkan, Hal-Hal Lain) sudah tersedia dan dinombor sendiri 1.0, 2.0 … Tekan satu agenda untuk membukanya.

    Tulis Perbincangan / makluman dan Keputusan mesyuarat — satu perkara satu baris; setiap baris menjadi perenggan bernombor 4.1, 4.2 … Pilih Catatan (Tindakan / Perhatian / Makluman), dan bagi Tindakan isi Pihak (nama jawatan, bukan “semua pihak”) dan Tarikh sasaran.

    Susun dengan ↑ ↓, buang dengan ×, dan + Tambah agenda untuk perkara baharu. Agenda Perkara Berbangkit boleh diberi Rujukan perenggan minit lalu.

    Bahagian Agenda: lima agenda dengan ringkasan, agenda 4.0 Perkara Yang Dibincangkan dibuka dengan dua baris perbincangan, dua keputusan, catatan Tindakan, pihak Semua guru Sains dan tarikh sasaran 30 Oktober 2026.
    1. Agenda (tekan untuk buka).
    2. Tajuk agenda.
    3. Perbincangan — satu perkara satu baris.
    4. Keputusan mesyuarat.
    5. Catatan · Pihak · Tarikh sasaran.
    6. Susun ↑ ↓ / buang ×.
    7. + Tambah agenda.

  6. Langkah 6 Penutup & tandatangan

    Isi Penutup / penangguhan — gunakan “ditangguhkan”, bukan “ditamatkan” — dan Mesyuarat akan datang jika diketahui. Tanda Sertakan borang maklum balas minit untuk menambah borang PTPA Lampiran G di hujung minit.

    Buka Tandatangan: Disediakan oleh (setiausaha), Disemak oleh (pilihan) dan Disahkan oleh (pengerusi) beserta jawatan. Label pengesahan menukar perkataan di atas tandatangan pengesah.

    Bahagian Penutup dan Tandatangan: ayat penangguhan, mesyuarat akan datang 12 Januari 2027, pilihan borang maklum balas, disediakan Nurul Aina, disahkan Rohana dan label pengesahan.
    1. Penutup / penangguhan.
    2. Mesyuarat akan datang.
    3. Borang maklum balas (Lampiran G).
    4. Bahagian Tandatangan.
    5. Disahkan oleh.
    6. Label pengesahan.

  7. Langkah 7 Semak pematuhan PTPA Bil. 2/2018

    Kotak hijau di atas pratonton memeriksa 15 perkara format minit rasmi (Pekeliling Transformasi Pentadbiran Awam Bil. 2/2018): bilangan & tahun, masa mula dan tamat, senarai hadir ikut kekananan, agenda bermula dengan perutusan, setiap perkara ada catatan, bahasa orang ketiga (tiada “saya / kita / anda”), “ditangguhkan”, serta disediakan dan disahkan.

    Tekan tajuk kotak untuk melihat senarai penuh. Perkara yang gagal ditunjukkan dengan — betulkan di borang dan semakan dikemas kini serta-merta.

    Semakan pematuhan PTPA Bil. 2/2018 dibuka: 15/15 lulus, termasuk senarai hadir ikut kekananan.
    1. Ringkasan — 15/15 lulus.
    2. Setiap perkara disemak.

  8. Langkah 8 Pilih templat & muat turun PDF

    Templat menukar rupa dokumen tanpa mengubah isi: Rasmi klasik (PTPA 2/2018) — format minit kerajaan, hitam putih; Moden minimal — tajuk berwarna dan Senarai tindakan automatik di hujung; Ringkasan satu muka — keputusan utama dan jadual tindakan sahaja (bukan pengganti minit rasmi); Korporat — jalur biru tua, jubin maklumat dan Ringkasan tindakan di bahagian atas; Eksekutif — fon serif elegan dengan susunan sama seperti format rasmi, sesuai untuk pra-U, IPG dan pejabat.

    Templat dipilih daripada grid kad bergambar yang boleh dilipat: setiap kad memaparkan lakaran kecil, nama templat dan tag sesuai untuk (cth Korporat: “Menengah · Pejabat”; Eksekutif: “Pra-U · IPG · Pejabat”). Format rasmi PTPA Bil. 2/2018 dalam templat Rasmi klasik kekal tidak berubah.

    Tekan Muat turun PDF. PDF Tetamu dan Percuma membawa nota kecil “Dijana dengan SistemGuru.My” di kaki halaman.

    PDF Minit Mesyuarat Panitia Mata Pelajaran Bil. 3 Tahun 2026 templat rasmi klasik dengan logo SBC, maklumat, kehadiran dan agenda bernombor.

    PDF templat Rasmi klasik (PTPA 2/2018).

    Templat Moden minimal dipilih: pratonton dengan tajuk berwarna, catatan Makluman / Tindakan dan Senarai tindakan.
    1. Templat.
    2. Pratonton templat Moden minimal.
    PDF templat Moden minimal dengan logo SBC dan tajuk bahagian berwarna.

    PDF templat Moden minimal.

    PDF Ringkasan satu muka: maklumat ringkas, keputusan utama, jadual tindakan dan tandatangan.

    PDF Ringkasan satu muka.

  9. Langkah 9 Word, salin teks & simpan dalam pelayar

    Lagi ▾ memberi Word (.doc) untuk disunting lanjut, Cetak, PDF terus (tanpa dialog cetak) dan Salin teks untuk ditampal ke e-mel atau WhatsApp. Hantar ke Drive memerlukan Pro.

    Tetamu boleh menekan Simpan — minit disimpan dalam pelayar ini sahaja (“Disimpan dalam pelayar”). Log masuk untuk menyimpan dalam akaun dan membukanya dari peranti lain.

    Bar eksport dengan menu Lagi dibuka: Word, Cetak, PDF terus dan Salin teks.
    1. Muat turun PDF.
    2. Hantar ke Drive (Pro).
    3. Lagi ▾.
    4. Word (.doc).
    5. Salin teks.
    Bar atas selepas Simpan oleh Tetamu: Mesyuarat Panitia Mata Pelajaran Bil. 3/2026 — Disimpan dalam pelayar.
    1. Tajuk & status — Disimpan dalam pelayar.

  10. Langkah 10 AI tersusun dikunci

    Segmen AI tersusun (menyusun semula catatan ke bahasa rasmi) ialah ciri Pro dan Ultra. Versi Mentah — tepat seperti yang anda tulis — kekal boleh dimuat turun sepenuhnya dalam semua pelan.

    Segmen AI tersusun dipilih oleh Tetamu: mesej AI tersusun ialah ciri Pro dan Ultra dengan butang Lihat pelan.
    1. AI tersusun.
    2. Lihat pelan.

  11. Langkah 11 Jenis khas: perhimpunan, PLC, post-mortem & minit sulit

    Perhimpunan Rasmi Mingguan: Minggu ke-, pengacara, guru bertugas, dan senarai Acara rasmi bertanda (Negaraku, lagu negeri, lagu sekolah, Ikrar Rukun Negara, bacaan doa) mengikut SPI Bil. 4/1984. Sesi PLC: Panitia / kumpulan, Strategi PLC (contoh Teacher Sharing Session, Lesson Study), fasilitator dan Jam untuk direkod dalam SPLKPM. Post-mortem / Dialog Prestasi: Jadual keputusan setiap kelas / subjek — calon, lulus (%), GP, TOV, ETR — dengan + Tambah baris keputusan.

    Jenis sensitif (Disiplin, Bimbingan dan Kaunseling, Kes Buli, Bantuan RMT / KWAPM) memaparkan amaran SULIT: gunakan nombor kes atau inisial, bukan nama murid.

    Borang Perhimpunan Rasmi Mingguan: minggu 38, tarikh, masa, pengacara dan acara rasmi bertanda dengan nota SPI Bil. 4/1984.
    1. Minggu ke-.
    2. Acara rasmi bertanda.
    3. Turutan rasmi (SPI Bil. 4/1984).
    Borang Sesi PLC: jenis minit Sesi PLC, maklumat, Maklumat PLC dengan strategi Teacher Sharing Session dan jam 2.
    1. Jenis Sesi PLC.
    2. Strategi PLC.
    3. Jam (SPLKPM).
    Jadual keputusan Post-mortem: Baris 1 dengan kelas, calon, lulus, GP, TOV, ETR dan butang Tambah baris keputusan.
    1. Baris keputusan.
    2. + Tambah baris keputusan.
    Jenis Mesyuarat Jawatankuasa Disiplin dengan amaran merah SULIT tentang nama murid.
    1. Amaran SULIT (PDPA).

PercumaSimpan dalam akaun

Nombor merah pada setiap gambar sepadan dengan senarai di bawahnya. Klik atau ketik gambar untuk melihatnya dalam saiz penuh.

  1. Langkah 1 Simpan dalam akaun

    Log masuk, isi minit seperti langkah Tetamu, kemudian tekan Simpan. Tajuk dokumen dibina daripada jenis dan bilangan (contoh “Mesyuarat Panitia Mata Pelajaran Bil. 3/2026”) dan status menunjukkan masa disimpan.

    Minit disimpan dalam akaun — buka dari komputer sekolah atau telefon. Menekan Simpan sekali lagi mengemas kini dokumen yang sama; Baharu memulakan minit lain.

    Bar atas selepas Simpan pada pelan Percuma: tajuk minit dan status Disimpan 09:00 PG.
    1. Tajuk & status simpanan.
    2. Simpan.

  2. Langkah 2 Dokumen saya: sambung minit lama

    Dokumen saya menyenaraikan semua minit anda, terbaru di atas, dengan tarikh dikemas kini. Buka memuat semula minit untuk disunting atau dicetak semula; Padam membuangnya.

    Contoh: minit Bil. 2/2026 (Mei) dibuka untuk menyemak keputusan lalu sebelum menulis Perkara Berbangkit — senarai Hadir kekal satu nama setiap baris.

    Tetingkap Dokumen saya — Pencatat Minit: Mesyuarat Panitia Bil. 3/2026, Sesi PLC Bil. 3/2026 dan Mesyuarat Panitia Bil. 2/2026 dengan butang Buka dan Padam.
    1. Minit terbaru.
    2. Buka.
    3. Padam.
    Minit Bil. 2/2026 dibuka: status Dibuka, borang terisi dengan senarai hadir lima nama dan pratonton klasik.
    1. Status Dibuka.
    2. Senarai Hadir dimuat semula.

  3. Langkah 3 Hantar ke Drive & AI dikunci

    Pada Percuma, Hantar ke Drive bertanda Pro dan AI tersusun dikunci. PDF, Word dan Salin teks tersedia sepenuhnya.

    Bar eksport pelan Percuma: Muat turun PDF, Hantar ke Drive bertanda Pro dan Lagi.
    1. Hantar ke Drive — Pro.

ProAI tersusun & Google Drive

Semua langkah dalam bahagian ini juga sama bagi Ultra.

Nombor merah pada setiap gambar sepadan dengan senarai di bawahnya. Klik atau ketik gambar untuk melihatnya dalam saiz penuh.

  1. Langkah 1 AI tersusun: salin prompt → tampal jawapan

    Tulis catatan mentah seperti biasa (ayat ringkas pun boleh), kemudian pilih AI tersusun. Dalam panel Guna AI luar, tekan Salin prompt, tampal ke ChatGPT / Gemini / Claude, salin seluruh jawapan (JSON) dan tampal di kotak kedua, kemudian tekan Proses jawapan.

    Prompt mengarahkan AI menyusun semula ke bahasa minit rasmi (orang ketiga, “Mesyuarat dimaklumkan bahawa …”, “Mesyuarat bersetuju supaya …”) tanpa menambah atau membuang fakta.

    Panel AI tersusun Pro: butang Salin prompt, kotak prompt, jawapan JSON ditampal dan butang Proses jawapan.
    1. Segmen AI tersusun.
    2. Salin prompt.
    3. Prompt (jika papan klip disekat).
    4. Tampal jawapan AI.
    5. Proses jawapan.

  2. Langkah 2 Semak kesetiaan & muat turun

    Selepas diproses, app membandingkan setiap fakta (nama, angka, tarikh, masa) dalam catatan asal dengan hasil AI — contoh “35/35 fakta asal ada dalam hasil AI”. Jika ada fakta hilang, ia disenaraikan dalam kotak amaran; betulkan atau tampal semula.

    Jika anda menyunting borang selepas itu, versi AI ditanda lapuk — proses semula. Versi Mentah sentiasa boleh dipilih semula. PDF Pro dan Ultra tidak membawa nota “Dijana dengan SistemGuru.My”.

    Hasil AI tersusun: semakan kesetiaan 35/35 fakta asal dan pratonton minit dengan ayat rasmi Mesyuarat dimaklumkan bahawa.
    1. Semakan kesetiaan.
    2. Pratonton versi AI.
    PDF minit versi AI tersusun templat klasik: perkara bernombor dengan bahasa rasmi orang ketiga.

    PDF versi AI tersusun.

  3. Langkah 3 Hantar ke Google Drive

    Tekan Hantar ke Drive. Minit disimpan ke SistemGuru.My/Tools/Pencatat Minit dan menghantar semula mengemas kini fail yang sama. Sambung Google Drive dahulu di Guru › Akaun.

    Tetingkap Berjaya: Mesyuarat Panitia Mata Pelajaran Bil. 3/2026 (AI) disimpan ke Google Drive dengan butang Buka Fail di Google Drive.
    1. Nama fail & folder Drive.
    2. Buka Fail di Google Drive.

UltraAI satu klik

Nombor merah pada setiap gambar sepadan dengan senarai di bawahnya. Klik atau ketik gambar untuk melihatnya dalam saiz penuh.

  1. Langkah 1 ✦ Susun dengan AI — satu klik

    Pada Ultra, segmen AI tersusun memaparkan butang ✦ Susun dengan AI: catatan disusun terus tanpa salin-tampal (menggunakan kuota AI bulanan). Panel Guna AI luar masih ada jika anda mahu menggunakan AI sendiri.

    Semakan kesetiaan dijalankan sama seperti Pro — semak sebelum mencetak dan menghantar untuk disahkan.

    Panel AI tersusun Ultra: butang Susun dengan AI dan panel Guna AI luar.
    1. ✦ Susun dengan AI.
    2. AI luar (pilihan).
    Selepas Susun dengan AI: semakan kesetiaan 35/35 fakta asal ada dalam hasil AI.
    1. Semakan kesetiaan.

Maklumat penting

Betul vs Salah

Berdasarkan cara sebenar app berfungsi.

Betul

Tulis satu perkara satu baris dalam Perbincangan dan Keputusan.

Salah

Menulis satu perenggan panjang untuk satu agenda.

Sebab: Setiap baris menjadi perenggan bernombor (4.1, 4.2 …) yang mudah dirujuk dalam Perkara Berbangkit.

Betul

Namakan jawatan pada Pihak bertindak, contoh “Ketua Panitia”.

Salah

Menulis “semua pihak” atau “ambil perhatian”.

Sebab: PTPA Bil. 2/2018 menghendaki tindakan yang jelas pemiliknya.

Betul

Semak senarai kesetiaan sebelum mencetak versi AI.

Salah

Mencetak versi AI tanpa menyemaknya.

Sebab: AI hanya menyusun bahasa — app menyemak fakta, tetapi pengerusi tetap mengesahkan minit.

Betul

Gunakan nombor kes atau inisial dalam minit Disiplin / Kaunseling.

Salah

Menulis nama penuh murid dalam minit sulit.

Sebab: Minit diedar dan disimpan lama — PDPA dan SPI KPM Bil. 3/2026.

Soalan lazim

Perlukah log masuk?

Tidak. Tetamu boleh mengisi, menyemak dan memuat turun PDF / Word. Simpanan Tetamu hanya dalam pelayar ini; log masuk untuk menyimpan dalam akaun.

Adakah AI menukar fakta?

AI diarah tidak menambah atau membuang fakta, dan app menyemak setiap nama, angka, tarikh dan masa. Fakta yang hilang disenaraikan sebagai amaran.

Templat mana untuk fail panitia?

Rasmi klasik (PTPA 2/2018) ialah format minit kerajaan. Moden minimal, Ringkasan satu muka, Korporat dan Eksekutif sesuai untuk edaran dalaman.

Kenapa Urus Setia bernombor 6?

Hadir, Turut Hadir dan Urus Setia dinombor berterusan (amalan INTAN); Tidak Hadir bermula semula dari 1.

Laporan kursus guna tool mana?

Gunakan Minit Curai — jenis “Laporan kursus” di sini membuka tool itu.

Tool berkaitan

Buka Pencatat Minit